Secrétariat social

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Secrétariat social

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Quelles relations avec votre secrétariat social ?

Un secrétariat social est un organisme qui remplit au nom et pour le compte de l’employeur, les formalités imposées par la législation sociale sur la sécurité sociale dans le cadre de la gestion de personnel.

L’affiliation à un secrétariat social n’est pas obligatoire. Cependant, quelle que soit la taille de votre entreprise, nous ne pouvons que vous conseiller de vous adresser à un secrétariat social qui vous déchargera notamment de la gestion, relativement complexe, des salaires de votre personnel. Ce service est payant : le prix comprend une inscription au secrétariat social et ensuite un montant mensuel variable en fonction du nombre de contrats et du type de prestations déléguées.

Gestion des salaires

Sur base des données et des prestations relatives aux membres de votre personnel que vous lui communiquerez chaque mois, le secrétariat social pourra par exemple se charger des tâches suivantes :

  • calculer les salaires nets à payer à vos travailleurs, après avoir effectué les retenues des cotisations sociales et du précompte professionnel ;
  • payer éventuellement les salaires ;
  • calculer les éventuelles réductions de cotisations sociales ;
  • établir et envoyer les déclarations trimestrielles auprès de l’ONSS (la DMfA - déclaration multifonctionnelle/multifunctionele aangifte) ;
  • envoyer la déclaration 274 (précompte professionnel)via l’application Finprof ;
  • effectuer éventuellement le transfert des paiements des cotisations ONSS et du précompte professionnel dans les délais aux organismes compétents ;
  • effectuer tous les calculs relatifs au paiement du salaire garanti, à la régularisation des pécules de vacances, aux saisies sur salaires, aux rémunérations alternatives (assurances-groupe, chèques-repas, voiture de société...) ;
  • vous informer des indexations et des augmentations conventionnelles, des nouveautés relatives aux dispositions légales en vigueur.

Affiliations diverses

Le secrétariat social pourra également se charger de la plupart des affiliations nécessaires, si ce n’est déjà fait. En effet, lors de l’engagement de votre premier travailleur, il est indispensable de :

  • vous immatriculer à l’ONSS : tout employeur qui engage pour la première fois un ou plusieurs travailleurs est tenu d’en informer l’O.N.S.S. en vue de son immatriculation. L’employeur reçoit alors dudit organisme un questionnaire qui doit être renvoyé d’urgence à l’O.N.S.S. dûment complété et signé. Sur la base de ce document, l’O.N.S.S. attribue un numéro d’identification qui est communiqué à l’employeur. Lors de la DIMONA (déclaration immédiate à l'emploi) d'un premier travailleur la procédure d'immatriculation de l'employeur s'enclenche automatiquement via internet. Un nouvel employeur qui fait une première déclaration DIMONA, ne doit donc plus entreprendre d'autre démarche pour obtenir son numéro d'immatriculation ;
  • vous aider à souscrire à une assurance-loi (accidents du travail) pour l'ensemble de votre personnel. En principe, chaque membre du personnel doit être assuré, même ceux qui ne sont pas soumis à la sécurité sociale.  L'assurance-loi couvre les accidents durant l'exercice du travail, ainsi que les accidents sur le chemin du travail. Elle couvre toutes les activités auxquelles les travailleurs sont occupés par l'employeur ;
  • vous affilier à un Service Externe pour la Prévention et la Protection du Travail : Chaque employeur doit disposer d’un service interne pour la prévention et la protection au travail (SIPP[VK1] ). Un conseiller en prévention (CP) doit toujours faire partie de ce service. Lorsque le SIPP ne peut remplir lui-même toutes ses missions, l’employeur DOIT faire appel à un service externe pour la prévention et la protection au travail (SEPPT). La liste des services agréés est disponible via ce lien ;
  • s’affilier à une Caisse de Compensation pour allocations familiales ;
  • dans le cas d’engagement d’ouvriers, s’enregistrer auprès d’une Caisse de vacances annuelles ;
  • s’inscrire auprès d’un bureau de recettes des contributions;
  • Déterminer votre appartenance à une ou des Commission(s) paritaire(s).

Documents sociaux 

De plus, tout au long de la vie du contrat de travail, l'établissement de nombreux documents sociaux est obligatoire. Votre secrétariat social pourra alors vous aider pour :

  • établir un règlement de travail (un modèle spécifique à notre secteur est disponible auprès de votre fédération) ;
  • rédiger un contrat de travail (n’hésitez pas également à nous contacter à ce propos) ;
  • effectuer la « Dimona », au plus tard, au moment de l’entrée en service. Cette démarche peut s’effectuer en ligne, via le site de l’ONSS.
  • tenir un registre général du personnel, pour les travailleurs non visés par la Dimona(ex. : Travailleurs ALE, stagiaires…) ;
  • tenir un registre spécial du personnel pour les travailleurs qui sont occupés simultanément sur plusieurs lieux de travail à l'exception toutefois de l'endroit où est tenu un registre général du personnel ;
  • établir tous les mois un bulletin de paie pour chaque membre de votre personnel ;
  • effectuer le relevé annuel des prestations de chaque travailleur. Ce « compte individuel » peut être considéré comme une " photographie annuelle " de toutes les prestations réalisées par un travailleur pour un employeur et doit être remis au travailleur avant le 1er mars de l’année suivant les prestations. Il reprend, notamment, des informations relatives :
    • à l'employeur et aux différentes affiliations de celui-ci
    • au travailleur : montant de base initial de la rémunération et autres éléments constitutifs de celle-ci, périodicité de versement de la rémunération à laquelle le travailleur a droit, journées d'activité et d'inactivité reprises par période de paie. Le compte individuel doit être conservé pendant 5 ans depuis la clôture annuelle du       compte ;
  • tenir un livre de validation en cas de chômage temporaire[1] ;
  • le cas échéant, compléter les documents de chômage (C4, C131, C103...) et les feuilles de renseignements destinées à la mutualité ;
  • établir les documents de fin de contrat, attestations de vacances, fiches fiscales, etc. ;

établir le relevé des prestations destiné à la Caisse de Compensation pour Allocations Familiales.

Attention cependant aux conséquences et au coût de cette délégation !

En effet, certains secrétariats sociaux facturent des services qui, s’ils étaient effectués directement par l’employeur, seraient gratuits.

A titre d’exemple, effectuer la Dimona de vos travailleurs via le site de la sécurité sociale prendra que quelques minutes et ne vous coûtera rien. La même démarche effectuée par votre secrétariat social vous sera facturée… Soyez donc attentifs aux termes du contrat que vous avez signé avec cet organisme et renseignez-vous bien afin de savoir quels services sont compris dans le « package de base ».

Vous trouverez une liste des secrétariats sociaux agréés sur le site du SPF Sécurité sociale.

Karin Toussaint, Pôle juridique AES-AISF, mars 2012

Virginie Kumps, mise à jour septembre 2020


[1] L'employeur a l'obligation de tenir un livre de validation en cas de chômage temporaire pour cause d’intempéries et pour raisons économiques. Cette obligation est imposée par l'article 137 de l'arrêté royal du 25 novembre 1991 relatif au chômage et les articles 83 à 86 de l'arrêté d'exécution du 26 novembre 1991.

Le livre de validation est destiné à donner à l'ONEM un aperçu de tous les formulaires de contrôle C 3.2 A numérotés, délivrés comme certificats de chômage temporaire pour intempéries ou pour raisons économiques. En effet, l’employeur ne peut, par mois et par travailleur, délivrer qu'un seul formulaire de contrôle C 3.2 A, même si au cours du mois, il se produit plusieurs formes de chômage temporaire.

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