Subvention APE : FOREM : Le formulaire de répartition 2024

Subvention APE : FOREM : Le formulaire de répartition 2024 – suite
DEADLINE : avant le 5 décembre 2025

Cette communication concerne le formulaire de répartition des subsides à remplir sur votre espace APE du site du FOREm. Vous avez dû recevoir un courrier explicatif de la part du FOREm le 6 novembre 2025.

Vous devez remplir le formulaire (appelé « Rapport d’activité d’emploi pérennisé ») avant le 5 décembre 2025. Le décret APE prévoit que le non-respect des obligations légales liées au formulaire peut avoir un impact sur la subvention (retrait, remboursement ou suspension).

Le fait d’avoir complété votre rapport d’exécution concernant l’année 2024 ne vous dispense pas de compléter le formulaire. Il s’agit d’une annexe à ce rapport d’activités et d’une obligation complémentaire.
Vous trouverez le formulaire dans l’onglet « Rapport d’activité annexe 2 ». Pour votre information, vous trouverez « une capture écran » de ce formulaire en cliquant ici.

• Contexte et importance de ce formulaire

Ce n’est pas qu’une simple formalité administrative. La manière dont vous le compléterez aura une importance en vue de la future réforme APE annoncée. Il est recommandé que la direction, voire les instances, soient impliquées pour le remplir.

Ce formulaire servira à cadastrer les moyens APE en vue de la réforme. Cela aura pour but de répondre à la question : En tenant compte des activités effectuées par le personnel APE du Centre culturel en 2024, vers quel ministère seront transférés les moyens APE ? Les fédérations continuent toutefois à travailler à ce que la répartition des moyens se fasse sur des données plus récentes.

Nous espérons que vous avez bien accès à votre plateforme APE sur le site du FOREm, si ce n’est pas le cas, nous vous invitons à faire les démarches sans délai (la récupération des identifiants et codes prend plusieurs jours).

• Contenu et la manière de compléter le formulaire APE :

Le formulaire présente trois volets :

• 1. L’identification du Centre culturel ;
• 2. La répartition de votre subvention (il s’agit d’un mécanisme en cascade) ;
• 3. Une déclaration sur l’honneur.

Dans le deuxième volet relatif à la répartition de votre subvention, vous devrez répartir votre subvention en fonction de 3 questions/catégories (vous n’êtes pas obligé d’avoir une ventilation de la subvention dans chacune des 3 catégories). Il s’agit de se référer à la réalité de la situation de la structure au 31 décembre 2024.  Il s’agit bien d’une photographie de votre année 2024.

Il vous est demandé de chiffrer la manière dont vous avez réparti votre subside APE, au travers de quelles activités, de quels agrément(s)/reconnaissance(s).

N’oubliez pas de vérifier que le montant de la subvention qui a été attribué à la structure (dans le formulaire) correspond bien à ce qui avait été attribué à la structure l’an dernier. Nb. Bien qu’il convient de vérifier que ce soit le bon montant, celui affiché ne tiendra, en revanche, pas compte des éventuelles récupérations d’indu (relatives au non-respect des obligations en 2022).

Vous allez répartir l’ensemble de la subvention APE, mais vous ne répartissez pas en tant que tel les emplois (ou les ETP). Tout ce qui est financé par la subvention APE doit être pris en compte, sans exception.

Vous allez donc affecter l’ensemble de la subvention APE 2024 au regard des 3 catégories de ce formulaire (les activités agréées (1.), les activités non agréées mais assimilables à des agréments (2.), les activités non agréées et non assimilables (3.)) :

• 1 : à des activités agréées/reconnues

Selon la CESSoC, cette première catégorie concerne des activités autorisées formellement, officiellement. C’est-à-dire des activités pour lesquelles il existe un acte juridique ET qui peuvent être rattachées à un agrément ou une reconnaissance officiellement.

C’est en tant que membre de l’ACC que vous recevez notre mail. Dès lors, il est fort probable que votre structure soit reconnue et agréée en tant que Centre culturel de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Vous avez des activités reconnues/agréées et vous avez un contrat-programme qui vous lie à la FWB.

Il est repris dans le menu déroulant de la catégorie 1, l’agrément « Centres culturels », en l’occurrence, au sein de la catégorie « socioculturelle » (et non pas dans la catégorie « culture » qui existe également), sous « FWB ». Il est dès lors plus que probable que vous inscriviez une partie du (ou tout le) montant dans cette case.

En principe, vous répartirez au moins en partie la subvention au sein de la compétence fonctionnelle « Centre culturel » prévue. Néanmoins, en raison des réalités et spécificités de chaque CC, il se peut que vous ayez plusieurs reconnaissances, que vous ayez dû faire des choix en termes d’activités, de répartition. D’où la réflexion, et le questionnement à avoir préalablement sur la manière de répondre à ce formulaire (et qui doit correspondre à votre réalité).

N’allez pas trop vite. Posez-vous la question de savoir si l’ensemble du personnel APE est affecté à cette reconnaissance/agrément ou sont-ils affectés à autre chose ? Est-ce qu’une partie est affectée à un autre agrément/reconnaissance ou à des activités qui y ressemblent (voir catégorie/case 2 ci-après) ?

Vous pouvez tout à fait avoir plusieurs agréments/reconnaissances dans cette catégorie 1. Si vous avez plusieurs agréments ou reconnaissances, la question suivante se pose : est-ce qu’une partie de la subvention APE a été dédiée à la mise en œuvre de ces autres activités ? Si vous avez plusieurs agréments/reconnaissances au sein desquels est actif le personnel APE, vous devrez décider d’une clé de répartition pour répondre à ce formulaire, en ventilant, le cas échéant, au plus près de la réalité.

Attention à la manière dont vous allez choisir de répartir si votre structure est polyagréée/ intègre plusieurs reconnaissances/agréments (exemple : en plus de l’agrément Centre culturel, vous avez un agrément comme bibliothèque, syndicat d’initiative, CEC, MJ, …).

Si les agréments en question ne sont pas intégrés, alors n’en tenez pas compte (dans ce cas, ce n’est pas vous qui touchez la subvention par définition, mais une autre structure).

Pour le personnel APE, on parle bien des personnes reprises sur la liste travailleur.euses APE telle que vous devez veiller à la mettre à jour au quotidien, sur votre espace FOREm, lorsque vous avez des mouvements de personnel.

• 2 : à des activités non agréées/non reconnues MAIS assimilables à des agréments

Ce n’est que si vous affectez une partie de votre subvention APE à des activités qui n’ont ni un agrément ni une reconnaissance (mais qui y sont assimilables), qu’il faudra compléter la présente question.

On pourrait imaginer que votre structure, en plus d’être reconnue formellement en tant que Centre culturel (rappel, catégorie/case 1.) a, non pas une reconnaissance formelle en tant que CEC, mais des activités assimilables à cette activité, à laquelle elle affecte une partie du personnel APE. Dans ce cas, il s’agira d’indiquer dans cette catégorie 2 la part de la subvention dédiée à l’activité (assimilée mais non agréé) CEC.

• 3 : à des activités non agréées/non assimilées

Vous devrez compléter cette catégorie uniquement si vous avez affecté la subvention (ou une partie) à une activité qui n’est rattachée à aucune reconnaissance ou agrément ; ni assimilable à une reconnaissance.

La CESSoC prend l’exemple suivant : une association de quartier centrée sur la convivialité ou un club d’échanges de savoirs informels.

Elle prodigue également le conseil suivant : « Si vous n’avez pas d’agrément, il est dans votre intérêt de vous mettre dans la catégorie 2 (assimilable) si possible et pas par défaut dans la catégorie 3 car le rattachement aux politiques fonctionnelles pour les non agréés ou non assimilables est très incertain ». L’UNIPSO indique également de privilégier la catégorie 1 ou 2. Évidemment, dans la mesure du possible et si cela correspond à votre réalité.

• Autres recommandations (et on enfonce le clou sur certains points d’attention 😉) :
• Lire préalablement le document du FOREM et la FAQ de la CESSoC (qui est régulièrement actualisée) ;
• Aborder une réflexion sur quelles ont été vos activités en 2024 et quel est le personnel qui y a pris part. Vous pouvez vous aider en regardant préalablement la liste annexée au courrier du FOREm qui répertorie un ensemble vaste de reconnaissances, agréments, autorisations, etc. (Cette liste est, par ailleurs, reprise dans les menus déroulants des différentes questions relatives aux catégories) ;
• Si l’agrément n’est pas repris dans le menu déroulant, il est possible d’indiquer « Autre » et de décrire l’agrément ;
• Voyez votre liste des travailleur.euses telle qu’elle est reprise sur la liste travailleur.euses APE au 31 décembre 2024. Avant de remplir, sélectionnez dans cette liste les ‘travailleur.euses actif.ves’ en 2024 ;
• Impliquer la direction et le CA, si possible dans le remplissage ;
• Votre décision de 2022, lors de la réforme, pourrait être un éclairage. Pour rappel, selon le décret APE (actuel), vous êtes dans l’obligation d’affecter les travailleurs aux activités d’intérêt général pour lesquelles la subvention est octroyée, elles sont inscrites dans les décisions qui vous ont été communiquées, mais qui datent d’avant la réforme de 2022 ! Dès lors, il faut être prudent en transférant la subvention d’un agrément (ou reconnaissance) vers un autre (ou vers autre chose). Cela pourrait poser soucis en cas de contrôle. Et, attention de ne pas déclarer des activités non connues du FOREm.
• Votre rapport d’activité APE 2024 également (il devait être remis pour le 30 mars 2025) ;
• Enfin, il faut que cela corresponde à la réalité et à ce que vous avez déclaré au sein des précédentes déclarations au FOREm, mais également à ce que vous avez déclaré à d’autres autorités subsidiantes et à d’autres administrations. On pense, par exemple, à la DENM et au SICE. Dans le SICE, avez-vous indiqué la subvention comme étant globalisée, ou avez-vous déterminé une répartition spécifique sur chaque travailleur (APE)/entre différents agréments ? L’UNIPSO recommande, quelle que soit la technique utilisée pour justifier auprès de cette autre administration de compléter le formulaire par rapport à ce qui se trouve être la réalité des travailleur.euses APE dans la réalisation de leurs activités ;
• Si vous avez certaines activités marchandes (ou commerciales), l’UNIPSO conseille d’éviter d’affecter la subvention APE sur ces activités. Attention aux conséquences qui pourraient y être attachées ;
• Soyez fidèle à la réalité. Chaque employeur reste responsable de ses choix au vu de ses réalités propres. Vous pourriez être amené à justifier votre ventilation si elle diffère de ce que vous auriez rempli autre part. En principe, si vous êtes dans la capacité de le faire alors ce n’est pas problématique ;
• Cela a déjà été dit plus haut dans ce mail, mais dans la mesure du possible – et si cela correspond à votre réalité – privilégiez la catégorie 1 ou 2 (et évitez la 3 si c’est possible) ;
• Le solde final doit être égal à 0 €. Il s’agit, en effet, de répartir l’ensemble de la subvention parmi les 3 catégories.
• Lorsque vous avez terminé et que vous ne souhaitez plus apporter de modification, il faut appuyer sur « Envoyer » pour valider votre encodage ;
• Pour rappel, une fois « envoyé », il ne sera plus possible de modifier le formulaire. Tant qu’il n’est pas « envoyé » mais seulement « sauvegardé », le FOREm n’y aura pas accès.
• Ressources :

Concernant les ressources, vous trouverez :

• Le webinaire UNIPSO sur la chaine Youtube Unipso ainsi que la présentation PPT de ce webinaire.

• La FAQ réalisée par la CESSoC sur la page dédiée APE (une connexion au site de la CESSoC est requise – Sachez que cette FAQ a déjà été mise à jour par deux fois).

Gardez bien en tête la date butoir : avant le 5 décembre pour compléter le document.

Si vous constatez des problèmes techniques, vous pouvez nous le transmettre et contacter le FOREm :

• ape.contact@forem.be
• 071/23.15.41

Par ailleurs, concernant les mesures d’économies annoncées par le gouvernement sur les subventions APE et les contrôles APE en cours :

En principe, en tant que Centre culturel, ASBL reconnue et agréée par la FWB, vous devriez être soumis à l’Impôt des personnes morales (IPM). Néanmoins, il n’est pas impossible (même si c’est fort peu probable) qu’une ASBL soit soumise non pas à l’IPM, mais à l’Impôt des sociétés (ISoC). Si vous êtes par hasard soumis à l’ISoC, n’hésitez pas à nous le faire savoir ! Des conséquences sont attachées au fait d’être soumis à l’ISoC. Les APE ne leur sont pas destinés. Dans le cadre des contrôles APE qu’on a déjà évoqués, ces ASBL sont les premières visées.